Site internet pour mairie : un CMS pensé pour les communes et leur secrétariat

Créer un site internet pour une mairie est une chose. Faire en sorte qu’il soit encore vivant, utile et régulièrement mis à jour plusieurs années après sa mise en ligne en est une autre.

C’est justement à partir de ce constat que j’ai développé un CMS spécialement pensé pour les communes.

L’objectif n’était pas de créer un outil rempli de fonctions techniques, mais au contraire de proposer aux mairies un site qu’elles puissent réellement utiliser au quotidien.

Un site sur lequel une secrétaire de mairie peut publier une actualité, modifier un horaire, ajouter un document ou mettre en ligne des photos sans avoir besoin d’appeler son prestataire à chaque modification.

La commune garde la main sur son site au quotidien, et je reste disponible pour tout le reste.

C’est ce CMS qui équipe aujourd’hui le site officiel de la commune de Tenteling-Ebring, en Moselle : www.tenteling.fr

Pourquoi les sites de mairie vieillissent-ils aussi vite ?

Le problème des sites communaux n’est pas forcément leur apparence.

Le véritable problème arrive souvent quelques mois ou quelques années après leur création.

Le prestataire n’est plus disponible, l’interface d’administration paraît compliquée, personne ne sait exactement comment publier une information et chaque petite modification nécessite une intervention extérieure.

Progressivement, le site n’est plus alimenté.

La dernière actualité commence à dater, les horaires ne sont plus forcément corrects et les habitants prennent l’habitude de chercher les informations ailleurs, notamment sur les réseaux sociaux ou en téléphonant directement au secrétariat.

Un site communal qui n’est plus mis à jour finit par perdre une grande partie de son utilité. C’est précisément ce que j’ai voulu éviter.

Une administration volontairement simple

L’espace d’administration du CMS a été conçu autour d’une idée :
ne pas demander à une mairie de devenir informaticienne pour gérer son site internet.

Les menus utilisent donc des termes simples :

• Mes pages
• Actualités
• Médias
• Mes informations

Pas de widgets, de plugins, de templates ou de termes techniques inutiles.

Le tableau de bord permet également de voir rapidement la fréquentation du site, les pages les plus consultées ou encore les recherches effectuées par les visiteurs.

Pour publier une actualité, le fonctionnement se rapproche volontairement d’un traitement de texte.

Un titre, un texte, une photo et un bouton Publier.

Les images sont automatiquement optimisées pour le Web et les informations destinées à Google peuvent être générées automatiquement. Une publication supprimée par erreur reste également récupérable pendant trente jours.

Si une personne sait rédiger un courrier sur ordinateur, elle peut publier une actualité sur le site.

Actualités, événements et agenda communal

Pour une commune, les actualités constituent généralement la partie la plus vivante du site.

Travaux, circulation, manifestations, inscriptions scolaires, coupures d’eau,
événements associatifs ou réunions du conseil municipal peuvent être publiés
et classés par rubriques.

Une actualité associée à une date peut automatiquement apparaître dans l’agenda communal.

Les événements récurrents peuvent également être programmés :

• marché hebdomadaire ;
• permanence du maire ;
• conseil municipal ;
• rendez-vous associatifs ;
• manifestations récurrentes.

Une publication peut même être préparée plusieurs jours à l’avance puis mise en ligne automatiquement à la date et à l’heure choisies.

Cela permet au secrétariat de préparer sa communication lorsqu’il en a le temps,
plutôt que de devoir penser à publier une information au dernier moment.

Des pages construites selon les besoins de chaque commune

Toutes les communes n’ont évidemment pas les mêmes besoins.

C’est pourquoi les pages du CMS sont composées de blocs que la mairie peut ajouter
et organiser en fonction de ses besoins.

Parmi les possibilités :

• cartes interactives ;
• galeries photos ;
• documents à télécharger ;
• formulaires de contact ;
• questions fréquentes ;
• présentation des services ;
• météo locale ;
• intégration de services existants comme PanneauPocket ;
• informations pratiques ;
• accès rapides vers les démarches les plus demandées.

Ces éléments sont déjà intégrés au CMS et peuvent être utilisés sans installer de module supplémentaire.

Une page consacrée aux démarches administratives ne sera donc pas construite comme une page consacrée aux écoles, aux associations ou aux équipements municipaux.

Un site différent pour chaque mairie

Le fait d’utiliser le même CMS ne signifie pas que toutes les communes doivent avoir le même site.

C’est même exactement l’inverse de ma démarche.

Les couleurs, les typographies, les photos, la page d’accueil et l’organisation générale sont étudiées avec la mairie.

Une commune peut vouloir mettre en avant sa vie associative, une autre ses démarches administratives, ses travaux, son patrimoine ou son tourisme.

Je réalise donc une interface graphique adaptée à chaque commune plutôt qu’un modèle identique simplement décliné dans plusieurs couleurs.

Le CMS constitue le moteur du site. L’identité visuelle reste propre à chaque commune.

Plusieurs utilisateurs, mais pas forcément les mêmes droits

Une mairie fonctionne rarement avec une seule personne.

Le CMS permet donc de créer plusieurs comptes utilisateurs et de déterminer précisément les parties du site auxquelles chacun peut accéder.

• Le secrétariat peut gérer les pages, les actualités,
  les horaires, les photos et les messages.
• Un référent associatif peut disposer uniquement d’un accès aux actualités.
• Un adjoint chargé de la communication peut disposer d’un accès plus complet.

Cela permet de répartir la gestion du site sans donner tous les droits à tout le monde.

Et lorsqu’une personne quitte la mairie ou après un changement d’équipe municipale,
son accès peut simplement être supprimé.

Sauvegardes, référencement et maintenance

L’objectif est également de retirer un maximum de tâches techniques au personnel communal.

• sauvegardes automatiques du site ;
• génération automatique du plan du site ;
• signalement des nouvelles pages aux moteurs de recherche ;
• optimisation automatique des images ;
• gestion de la corbeille ;
• suivi de l’indexation dans Google.

Les principales informations de la mairie, comme l’adresse, le téléphone ou les horaires, peuvent également être transmises aux moteurs de recherche sous une forme structurée.

De mon côté, je m’occupe également des évolutions du CMS, des corrections et des mises à jour.

La mairie n’a donc pas à surveiller des dizaines d’extensions ou à se demander si une mise à jour technique risque de casser son site.

Tenteling-Ebring : une réalisation concrète

Le meilleur moyen de comprendre le fonctionnement de ce CMS reste encore de voir un site réalisé avec celui-ci.

La commune de Tenteling-Ebring, en Moselle, utilise aujourd’hui
cette solution pour son site officiel.

Son secrétariat peut directement publier ses informations sans intervention extérieure.

Le site regroupe déjà près de 500 actualités et plus de
1 800 photos, tout en restant administré directement par la commune.

Découvrir le site de la commune de Tenteling-Ebring

Ce projet montre surtout qu’un site communal peut être à la fois moderne pour les habitants et extrêmement simple à administrer pour une petite équipe municipale.

Votre commune possède déjà un site ?

Il n’est pas nécessaire de repartir de zéro concernant les contenus.

Lors de la création d’un nouveau site, les pages et les actualités existantes peuvent être reprises afin de conserver le travail déjà réalisé par la commune.

La mise en place peut notamment comprendre :

• la conception graphique du nouveau site ;
• la reprise des contenus existants ;
• la configuration du CMS ;
• la formation de l’équipe municipale ;
• la mise en ligne ;
• le référencement du site ;
• l’accompagnement après la mise en ligne.

Thierry Taruffi – Thierry Création
Création et développement de sites internet
Moselle – Grand Est
www.thierry-creation.fr